« Un sujet, un verbe, un complément. Et pour les adjectifs, vous viendrez me voir. » On raconte que Clemenceau, du temps où il était directeur politique de l’Aurore, donnait ce conseil aux journalistes débutants. On lui doit d’ailleurs le titre de l’article de presse le plus connu de l’histoire de France : « J’accuse ! ».

Pour certains, cet objectif de simplicité rassure. Ils pensaient qu’un écrit pro devait donner dans l’administratif, l’alambiqué, le fleuri – une langue étrangère en somme. Et voilà qu’il suffit de phrases courtes et de mots simples : alléluia ! J’ai rencontré en formation un chef d’équipe de collecte des ordures paralysé de devoir rédiger des « rapports de collecte ». De fait, sa production écrite était plutôt confuse. « Si vous devez prendre une baguette et que la boulangerie est fermée, vous savez écrire un SMS pour prévenir à votre femme ?» lui ai-je demandé. « Bien sûr ! » a-t-il répondu, surpris. « Le rapport qu’on attend de vous, c’est la même chose que ce SMS : un camion de déménagement bloquait la rue X. Nous n’avons pas pu collecter ce matin. » Je revois encore le soulagement sur son visage.

Pour d’autres au contraire, cette exigence de simplicité stylistique est frustrante. Surtout s’ils sortent de longues études et ont appris à manier l’art de la dissertation. Certains futurs inspecteurs de l’Urssaf sont déçus de devoir s’adresser aux cotisants avec un style aussi basique. Je les comprends, bien sûr. Mais la priorité numéro 1 d’un écrit professionnel est d’être compris… et lu. Cela ne va jamais de soi, a fortiori quand le sujet est aride et le destinataire non spécialiste. Le style doit donc, avant tout, viser la simplicité.

Phrases courtes, mots courts

 La première règle, à cet effet, est de rédiger des phrases courtes. La charte du patient hospitalisé, rédigée par le ministère de la Santé, est exemplaire sur ce point. « La personne hospitalisée est traitée avec égards », proclame l’article 8. Spontanément, on écrit plutôt des choses du genre « L’ensemble du personnel s’engage à mettre tout en œuvre pour traiter toutes les personnes hospitalisées avec le maximum d’égards. » Plus long, plus complexe, moins percutant. Les phrases trop longues sont le défaut stylistique le plus répandu, de loin. Et aussi le plus facile à régler quand on en a pris conscience. Deux options : enlevez les mots inutiles (il y en a toujours), ou coupez votre phrase en deux.

Des linguistes ont démontré que la longueur des mots jouait aussi pour faciliter la lecture. Comparez les deux phrases suivantes. « La diminution de la longueur des mots est un paramètre déterminant de  compréhension pour le destinataire. » « Un texte avec des mots courts est plus simple à comprendre. La différence est frappante, non ? Pour évaluer la facilité de compréhension de vos textes, des linguistes ont même conçu des indices de lisibilité, consultables dans certaines versions de Word. Tous reposent sur la longueur des phrases et des mots.

C’est au moment de la relecture, et non de la rédaction du brouillon, que ces corrections doivent être faites. Rien de compliqué, encore une fois ! Plus vous vous corrigerez, plus la simplicité deviendra un réflexe. Et si vous avez envie d’une expression plus créative et personnelle, explorez d’autres territoires d’écriture !

L’écriture au travail est un enjeu majeur, et généralement négligé, de bien-être au travail. Pour de multiples raisons.

L’écriture, source de stress

Ecrire, c’est s’exposer au regard de l’autre. Autant certains avouent volontiers être nuls en maths (quitte à en faire un curieux objet de fierté), autant il est douloureux d’afficher des difficultés à rédiger. Pour certains, l’écriture est source de complexes et de stress – le manque de tact de certains managers, armés d’un stylo rouge ou du mode Corrections de Word, ravive de douloureux souvenirs scolaires. Aider ces personnes à reprendre confiance est, pour moi, l’un des aspects les plus gratifiants de la formation à l’écriture.

Attention aux mails mal maîtrisés !

L’omniprésence du mail est un autre facteur qui fait de l’écriture un enjeu majeur de bien-être au travail. Le mauvais usage de cet outil de communication a un impact désastreux sur les équipes et les individus. D’abord du fait de la perte de temps et de la frustration  générées par les messages inutiles ou peu clairs. Ensuite parce que les maladresses de rédaction nuisent à la coopération et l’ambiance de travail. Certaines pratiques, comme de mettre la hiérarchie en copie ou de ne pas se relire, ont  pour effet de monter en épingle des incompréhensions mineures. Ces écueils concernent tous les salariés, y compris Les métiers techniques désormais contraints à produire des écrits chaque jour.

Quant à la culture de la trace écrite systématique, parfois obsessionnelle, elle crée d’invraisemblables lourdeurs administratives et des climats paranoïaques. Après tout, si vous instaurez la traçabilité pour toute demande, qu’est-ce que cela signifie ? Premièrement, vous prévoyez que votre interlocuteur ne fera pas son boulot, deuxièmement, vous imaginez qu’il niera avoir reçu votre demande. Autrement dit, vous considérez vos collègues, par défaut, comme des guignols et de menteurs! Avec un tel fonctionnement, tout le teambuilding du monde aura du mal à recoller les morceaux… Plutôt que de brasser ensemble des hectolitres de bière (pas si bonne que ça), de fabriquer des tonnes de macarons ou de vous ruiner en escape games, essayez de limiter l’usage du mail dans votre équipe. Vous économiserez de l’argent au lieu d’en dépenser, réduirez votre empreinte carbone et allégerez les tensions, frustrations et suspicions. Accessoirement, la productivité fera un bond. Comme l’a montré Google dans sa fameuse étude Aristote, les équipes performantes se distinguent avant tout par un climat de sécurité psychologique. La traçabilité obsessionnelle n’encourage pas la sécurité mais la peur.

Lien entre mails et burn-out

Comme si cela ne suffisait pas, le mail professionnel a aussi tendance à envahir notre sphère privée. Bien souvent, le droit à la déconnexion reste lettre morte – excès de pression, addiction ou manque d’autodiscipline. Or l’absence de frontière entre vie professionnelle et vie priée a un lien étroit, évident et démontré avec le burn-out…

En somme, un meilleur usage du mail améliorera votre humeur, votre santé, votre moral, et ceux de votre équipe! L’écriture au travail, finalement, ce n’est pas tout à fait un détail.